Votre équipe ne devrait pas dépendre d'un poste fixe à l'accueil. Voici comment une application met toute l'activité, appel du suivant, arrivées, suivi des commandes, sur n'importe quel téléphone, avec des accès par rôle.
Beaucoup d'outils de file d'attente et de réservation partent du principe que votre équipe reste derrière un poste fixe à l'accueil. Les vrais commerces ne fonctionnent pas ainsi. La personne qui doit appeler le client suivant est peut-être en salle, en réserve ou entre deux pièces. Si les commandes sont liées à un seul écran, vous créez un goulot : tout doit passer par celui ou celle qui se trouve à l'accueil.
Une application pour l'équipe règle cela en mettant toute l'activité sur un téléphone que chacun a déjà en poche.
Un poste de commande dans la poche
L'idée est simple : chaque membre de l'équipe voit la file, les réservations et les commandes en direct sur son propre téléphone. Il peut gérer la journée sans revenir à un poste fixe :
- Gestion de la file en direct : appeler le client suivant, marquer quelqu'un comme servi, ajouter un client de passage sur place. - Arrivée des réservations : voir les rendez-vous du jour, noter les arrivées, traiter les absences au fil de l'eau. - Suivi des commandes : suivre chaque commande click & collect et changer son statut d'un geste, ce qui prévient automatiquement le client.
Comme c'est mobile, les commandes vont là où se fait le travail. La personne la plus proche du client s'occupe du client, sans passer par l'accueil.
Un écran TV pour la salle
L'application va naturellement avec un affichage à vos couleurs sur une télévision ou un écran : toute la salle est informée en temps réel, numéros en cours et prochains appelés, sans que personne n'annonce rien. Les clients jettent un œil à l'écran, l'équipe le pilote depuis ses téléphones. La salle est plus calme et plus claire.
Des accès limités, pas partagés
Mettre l'activité sur des téléphones pose une question évidente : qui peut faire quoi ? La réponse, ce sont les accès par rôle. Chaque membre de l'équipe a sa propre connexion par code, limitée à son rôle et à son établissement. Un employé à temps partiel d'une adresse ne peut ni voir ni modifier les données d'une autre, et les droits correspondent aux responsabilités. Tout reste sécurisé quand vous ajoutez des personnes et des adresses, sans recourir à un mot de passe commun que tout le monde connaît, ce qui finit toujours par devenir un risque.
Pourquoi cela compte quand vous grandissez
Pour un petit établissement, l'application est un confort. Quand vous ajoutez des collaborateurs et des adresses, elle devient indispensable. Coordonner une salle pleine, plusieurs pièces ou plusieurs établissements depuis un seul poste fixe ne tient pas. Un pilotage mobile, limité par rôle, permet à l'outil de grandir avec vous au lieu de devenir le frein.
En bref
L'application équipe met la file en direct, les réservations et le suivi des commandes sur n'importe quel téléphone : la personne la plus proche du client s'occupe du client, avec un écran TV en temps réel pour la salle et des accès par rôle et par établissement pour l'équipe. C'est la différence entre un outil attaché à l'accueil et un outil qui suit votre équipe.
L'application Noubty gère la file, les réservations et les commandes depuis n'importe quel iPhone ou téléphone Android, avec des accès par rôle et un écran TV en direct. Voir la fonctionnalité.